Часто у многих наших клиентов есть различные вопросы, связанные с использованием печатей и штампов. Компания 8-pechati поможет разобраться в различных вопросах про штампы и печати своим клиентам в главных важных вопросах.
Как нужно использовать печати и штампы в компании?
Оттиск штампа ставится на подлинных справках, документах, удостоверяющих права разных должностных лиц, документы и отчеты с фактами расхода денежных средств и других материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на организационных документах, такие как например: положения, уставы, учредительные документы, штатные расписания и др.. Оттиск штампа ставится также во случаях, когда нужно удостоверить права должностных лиц компании на принятие решений или расходовании средств фирмы.
Важно!
• Оттиск вашей печати ставится на различных документах фирмы для удостоверения их подлинности и подтверждения их юридической силы;
• Печати заказываются в строго ограниченном количестве и исключительно только в служебных целях.
Какие бывают виды печати и штампов?
Печати разделяют по назначению:
- основные; Это прежде всего гербовые печати и печати юридических лиц, таких как ИП и ООО.
- вспомогательные (дополнительные, простые).
Использование печатей в коммерческих организациях
В негосударственных организациях используется печать фирмы, которая приравнивается к гербовой. Но, герб использовать нельзя в негосударственных организациях. Обычно в центре такого штампа ставят логотип, эмблему или аббревиатура названия компании. На штампе пишут наименование, по окружности печати обычно пишут правовую форму и номер ее государственной регистрации. В центре размещают название фирмы по регистрации в государственном реестре.
Компании также могут иметь простые, обычные или вспомогательные печати. Они содержат наименование компании (название), ее структурное подразделение если оно есть и тип печати. Такие печати содержат дополнительные смысловые фразы и надписи: «Одобрено», «Оплачено», «Бухгалтерия», «Для счетов», «Для справок», «Для пакетов», «Для копий» и прочее.
Такие простые, обычные печати могут быть разной формы. Такой как квадрат, круг, прямоугольник, треугольник, овал.
Лица, которые уполномоченные ставить печать на документы фирмы должны знать, что штамп печати, заверяющий правильность подписи должностного лица компании ставится на чистом от текста месте. Важно при этом не закрывать личную подпись этого должностного лица.
На документы и чеки финансового характера такой штамп ставится не занимая и не закрывая наименования должности и подписи. Обычно это специально отведенное месте — оно отмечается фразой «М.П.».
Какие документы нужно заверять основной и вспомогательной печатями?
Во-первых, в компании есть распоряжение в котором указывается список должностных лиц , которые имеют право подписи на документах в делопроизводственной практике. Во-вторых, также обычно в этом же распоряжении указывают список документов, которые подтверждаются в будущем печатью. Такое приложение является и инструкцией по работе с документами.
Список документов, которые заверяются основными печатями:
• акты приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; акты списания; экспертизы и т.д.;
• архивные справки и архивные копии;
• различные доверенности;
• договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.);
• задания на различные работы (на проектирование зданий, устройств и других объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.);
• исполнительные листы;
• командировочные удостоверения;
• образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
• письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);
поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.);
• положения об организациях;
• представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.);
• реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк);
• сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.);
• соглашения;
• разные справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на заработную плату; о начисленной и причитающейся заработной плате и т.д.);
• спецификации на изделия, продукцию и прочее;
• титульные списки;
• удостоверения;
• уставы организаций;
• штатные расписания.
Оттиски вспомогательных печатей проставляется:
• для заверения справок;
• на копии документов;
• на выписки из документов;
• учетные документы и др.
Как использовать штампы в компании?
Помимо основных и вспомогательных печатей, в делопроизводстве компании используются штампы. Что это такое? Штамп – это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально используют как простую замену рукописной записи в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажной работе. В этом случае такие штампы, обычно представляют собой реквизиты фирмы, которые дают юридическую силу и ускоряющие документооборот.
Штампы бывают нескольких видов:
• угловой (адресный);
• регистрационный;
• ограничения права доступа;
• с реквизитами компании;
• маркировочные.
Угловой (адресный) штамп
Его используется, если в компании отсутствует типографские или «электронные» бланки. Угловой штамп может использоваться при переписке, выдаче текущих справок и т.п. В данном случае угловой штамп, изготовленный в соответствии с необходимыми требованиями, придает документу официальный характер. В угловых штампах реквизиты компании располагаются в той же последовательности, что и в бланке. Реквизиты, указанные в угловых штампах и печатях, должны совпадать. Размер углового штампа, как правило, соответствует размерам углового бланка (40х60 мм).
Регистрационный штамп
Он содержит наименование компании, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Такой штамп устанавливает ответственность компании за документ, начало отсчета срока исполнения. В регистрационный штамп не проставляется на приложениях к документу, а только на самом документе.
Штамп ограничения права доступа
Он проставляется в верхнем правом углу каждого листа документа, на журналах регистрации документов с ограниченным правом доступа и на пакетах с документами с ограниченным правом доступа. Этот штамп может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.
Штамп с реквизитами предприятия
Обычно, как правило, небольшого размера с рамкой. Он включает краткое наименование компании, место регистрации, ИНН.
Маркировочные штампы
Они используются для внутренних нужд предприятия (маркировки продукции, тары и др.) с использованием специальной штемпельной краски. Их размеры, форма и содержание не регламентируются.
Как хранить печати и штампы?
Основная круглая печать
Такая печать должна находиться у руководителя отдела, назначенного приказом руководителя компании, и храниться у него в сейфе. Она может выдаваться под расписку другим работникам в случаях, когда этот руководитель отсутствует длительное время либо возникает нужность использования печати в выходные и праздничные дни или использования ее за пределами компании.
Простые (вспомогательные) печати и штампы
Они находятся у работников компании, ответственных за их использование и сохранность.
Вспомогательные штампы хранятся в закрывающихся столах. Основные и простые (вспомогательные) печати, угловой (адресный) штамп хранятся в опечатываемых сейфах (металлических несгораемых шкафах), доступ к которым имеет работник, получивший печати и штампы и отвечающий за их сохранность.
Как вести учет штампов и печатей?
Для учета печатей и штампов нужно вести журнал, который находится у работника, ответственного за сохранность печатей и штампов. Журнал должен вестись по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется печатью (штампом) и подписью руководителя компании. Журнал хранится в несгораемом шкафу (сейфе).
Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы в журнале учета печатей и штампов.
Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов в компании могут создаваться специальные комиссии. По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая руководителю для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов. При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, руководитель назначает комиссию для проверки фактического наличия печатей и штампов.
Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому работнику, назначенному приказом руководителя ответственным за их учет и хранение. В акте должно быть приложение с оттисками печатей и штампов.
ЗАМЕНА И ПРИОБРЕТЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании приказа (распоряжения) руководителя по представлению руководителей структурных подразделений компании. Для изготовления печатей и штампов оформляется заказ в организацию (фирму), изготавливающую печати и штампы. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения). Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.
Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя компании.
Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем. Отметка об уничтожении печатей (штампов) делается в журнале, с проставлением номера и даты акта.
В акте должны быть указаны:
• время и место уничтожения;
• состав комиссии;
• основание уничтожения печатей и штампов;
• наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;
• способ уничтожения;
• заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;
• подписи членов комиссии.
Акты хранятся вместе с журналом учета печатей и штампов.
КТО НЕСЕТ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА ПЕЧАТИ И ШТАМПЫ
Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает лицо, назначенное приказом руководителя компании. В случае его увольнения приказ переиздается и назначается другое ответственное лицо.
Ответственность за использование и хранение печатей и штампов после выдачи их структурным подразделениям возлагается приказом руководителя на работников, получивших такие печати и штампы. Вопрос о том, кто в организациях должен отвечать за учет печатей и штампов, не регламентирован никакими нормативными правовыми актами. В каждой компании этот вопрос решают в зависимости от особенностей и понимания важности этой работы.
Выдача печатей и штампов осуществляется под расписку в журнале работникам, персонально ответственным за их использование.